Модель бизнес-процесса: виды, методы и польза
Автор
Создали компанию и ждете доходов? Как думаете, получится ли достичь прибыли, например, в 1 000 000 рублей или еще больших показателей с первого дня существования предприятия? Нет! Чтобы механизм работал, стройте, оптимизируйте, а также анализируйте процессы. Моделирование бизнес-процесса - это первый этап для достижения успеха у предприятия.Моделирование бизнес-процесса - это разложение на небольшие шаги, каждый шаг преследует цель. Благодаря структуре, мы выявляем, а также устраняем ошибки. На короткой дистанции, строится успешный бизнес-процесс. В долгосрочной - компания адаптируется под любые изменения и приносит доход. Управлять компанией становится легко.
Модели бизнес-процессов: для чего нужны и как провести
Моделирование - быстрый инструмент для выявления неполадок. Смысл заключается в следующем - раскладываете бизнес-процесс на операции и следите за тем, какой результат ждет компанию в каждой ситуации. Выбираете один из видов, пробуете его внедрить.
Развитие будет происходить многообразно. Каждый вид концентрируется на определенных характеристиках: функции, объекты, поведение.
Что такое моделирование бизнес‑процессов
Моделирование бизнес-процесса (Business Process Modeling) — метод повышения эффективности, а также прозрачности работы организации. Суть моделирования - описание через составляющие: данные, действия, события. Описание каждого составляющего позволяет улучшить бизнес-процесс плюс наладить взаимодействие участников. Модель - это текстовое или графическое представление. Через нее представляют 2 состояние:
- Что происходит сейчас
- Как должно происходить в будущем
Получите подборку файлов от Московской Бизнес Академии бесплатно
Отрисовываем схемы с помощью инфографики. Способы изображения - это методы моделирования.В истории было 3 этапа:1. В 20 году XX века вышел труд “Принципы научного управления” американского инженера Ф. Тейлора. Появился SADT – методология структурного анализа, которая объединяла работу моделирования с управлением конфигурацией проекта. Появляются наглядные блок-схемы плюс сети Петри. В 80-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации. 2. В 1990 М. Хаммер и Д. Чампи издают “Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе”. Он популярен до сих пор во всех бизнес-школах. Подход к моделированию пересматривается. Выявляют 2 модели: нынешнюю и идеальную. Продолжают внедрять автоматизацию. Привлекаются программисты. 3. В 2000 гг. появились работы Г. Смита и П. Фингара “Управление бизнес-процессами: третья волна”. Теперь их принято не внедрять, а создавать. Исследования длятся до сих пор. При отсутствии моделирования, компанию ждут негативные последствия, а именно:
- Отсутствие ответственности у сотрудников: кто сделал - непонятно, как решать тоже неясно
- Устаревшая информация: в случае проверки, вы не предоставите точных, а также актуальных данных
- Отсутствие или нарушение актов, а также регламентов: функции не распределены, обязанности дублируются
- Нагрузка неравномерна: есть те, кто работают за двоих, а кто-то приходит просто получить деньги
- Бюрократия: долгие согласования, нежелание выполнять задачу из-за количества согласующих
- Документооборот не налажен: найти нужный документ - непростая задача
- Избыток продукции, которая потом списывается
- Дедлайны нарушаются из-за отсутствия контроля
- Не контролируется индекс лояльности клиентов: руководство не знает слабые стороны бизнеса
- Компания не привлекательна для инвесторов: отсутствует прозрачность
В компании воцаряется хаос и беззаконие. Высшее руководство выражает недовольство сотрудниками, не видя слабых сторон. Если руководство решает изменить ситуацию и моделировать бизнес процессы, то оно получает следующее:
- Нормирование: единые правила для всех команд
- Гибкость на всех уровнях, во всех подразделениях: даже в условиях кризиса компания легко адаптируется под изменения
- Прозрачность: руководство сможет контролировать все процессы
- Эффективность: главная цель бизнес-процесса. При ее достижении, показатели улучшатся
Виды бизнес-процессов
Чтобы не перегружать схему, нужно структурировать процесс по видам моделирования:
- Функциональное: описывает взаимосвязанные функции, они должны работать, а также представлять единое целое
- Объектное: описывает способы взаимосвязей объектов, преобразует их
- Имитационное: описывает варианты поведения в разных ситуациях: внешних, внутренних. Прописывает характеристики, оценивает их, оптимизирует ресурсы
Помимо видов существуют еще пять принципов моделирования:
- Принцип осуществимости: Определяются цели, показатели. Модель должна работать, быть эффективной согласно показателям
- Информационной достаточности: Собираем текущие точные данные. Опираемся на них для качественной работы. Фиксируем каждую бумажку, цифру. Подписываем, раскладываем по папкам. Держим все данные в порядке. Оцениваем все, что есть. Собираем недостающие элементы
- Множественности: Разрабатывает несколько моделей, чтобы предусмотреть все риски, а также возможности
- Агрегирования: Делим один процесс на несколько составляющих. В случае ошибки легче исправлять маленький элемент, чем реконструировать всю модель
- Отделения: Описываем только самое важное, сложное. Простые процессы для анализа не нужны
Роль играют еще 3 принципа: сфокусированности (описываются только актуальные проблемы, концентрируемся на них, лишнее оставляем в стороне), декомпозиции (делим на иерархические элементы, детализируем каждый аспект), непротиворечивости (данные едины, информация для всех одна, ни один элемент не противоречит другому.
Этапы моделирования бизнес-процессов
Этапы моделирования выполняются от первого к последнему. Работа по моделированию включает:1. Построение модели “как есть”. Очерчиваем границы, загружаем основную информацию для описания. Это первый шаг для улучшений - исходная точка. Делая этот шаг, вы определяете исходные ресурсы. 2. Анализ данных модели. Работаем с исходными данными. Ищем недочеты, составляем базу для описания. Это отправная точка для изменений. 3. Построение модели “как должно быть”. Строим идеал работы. Это то, к чему мы стремимся.4. Тестирование модели. Пробуем в деле.5. Улучшение модели. Ставим цель, обозначаем минусы. Анализируем, работаем над ошибками. Последний пункт постоянно будет дорабатываться и менять условия описания и внедрения процесса в зависимости от изменений в организации.Чек-лист для проверки результата на этапе моделирования - что получилось:
- Процессная карта: показывает связь бизнес-процессов и их взаимодействия. На карте, действия изображены в виде квадратов, кругов, а взаимодействие изображено стрелками. Также закрепите каждую связь нормативными документами: акты, регламенты, инструкции
- Диаграмма ролей: показывает роли при выполнении задач и связи между ними. Но не в виде иерархии. Изображаем на диаграмме главных, обмен информацией между участниками, способы замещения участников
- Модель «как есть»: в подробностях описывает все существующие задачи, регламенты, влияние на качество коммуникации, управление, контроль. Все что сейчас присутствует в компании. На ней отражены: диаграмма окружения (то есть одно действие само по себе и рядом с ним действия, которые связаны с этим процессом), подробные диаграммы для каждого шага высокоуровневой модели с событиями, которые могут прервать или наоборот усилить процесс и диаграмма исключений - что делать в крайних, редких, единичных случаях, кто за что отвечает, и кто кого замещает
Состав группы:
- Владелец и помощники
- Специалист по управлению качеством
- Бизнес-аналитик(и)
- Представитель ИТ-подразделения
- Внешний консультант
Методы моделирования
Популярные методы моделирования:
- IDEF — метод моделирования, построенный на основе методологии SADT модель в виде схем.
- DFD — метод моделирования, используемый при проектировании информационных систем. Служит для выявления причин изменений
- Flow Chart Diagram — метод моделирования, основанный на символах. Служит для структурного анализа.
- Сети Петри – метод моделирования для контроля динамики изменений
Инструменты
- AllFusion Process Modeler. Строим и анализируем с помощью стандартных инструментов IDEF0, DFD
- ELMA BPM. Контролируем выполнение. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0. (BPMN моделирует шаги от начала до конца)
- Draw io. Сервис для создания графики, вложения изображений, ссылок плюс других элементов
- VAD. Нотация формирует общий взгляд на ценные вещи
- EPC. Нотация позволяет сделать диаграмму развития нижнего уровня
Программы подойдут всем пользователям независимо от выбора нотации (BPMN или VAD) , так как они позволяют использовать понятную графику, нотации. Нотации-графические модели для анализа.
- Нотации позволяют сэкономить место, а также увидеть картину целиком
- Нотации возникли в 2004 году. Удерживают свою популярность даже в 2022
Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике
Важно не бросить внедрение при достижении первых успехов. Если вы действуете хаотично, вы не понимаете конечных задач организации.
Поставьте цели на долгий срок. Дайте каждой команде подумать о методах достижения целей и способах внедрения новых инструментов самостоятельно, такой подход покажет эффективность, а сотрудники будут следовать плану внедрения.
Значение бизнес-моделирования
Попробуйте взглянуть на бизнес как на систему. Вы не художник, не обязательно самому рисовать огромные и масштабные схемы. Вы должны анализировать их, выстраивать связи между отделами, сотрудниками, функциями. Необходимы четкость, структура, план. Его надо придерживаться. В обратном случае начнут происходить негативные изменения. Они будут непонятны для сотрудников, руководства. Как итог, начатое не заканчивается, внедрение останавливается, компания продолжает умирать. Если вам не под силу самому взять на себя эту задачу, можете обратиться за помощью к специалистам - консультантам. Они набили руку на внедрении , а также моделировании.При следовании этапам моделирования, с компанией произойдут следующие изменения:
- Общее понимание целей и задач, одна картина для всех сотрудников, как следствие легкость для управления всеми процессами
- Найм квалифицированных, нужных для компании сотрудников
- Рост прибыли
- Расширение компании
Резюмируем
Вывод здесь только один: организованный подход к построению бизнес-процесса позволяет повысить прибыль компании и упростить управление персоналом. При условии качественного описания, все будет работать.
Если вы хотите видеть общую картину, контролировать подчиненных, вам необходимо заняться внедрением. Вы увидите взаимодействие подразделений, клиентов, заказчиков, какой контакт между бизнесом и инвесторами, поставщиками, а также другими участниками.
Все основные действия можно отрегулировать: сократить рабочее время, пересмотреть зарплаты, премирование. Оптимизировать время на работу с клиентом, устранить бюрократию и этапы согласования.
Внедрение моделей позволяют отследить работу на каждом этапе и выделить вашу компанию на фоне остальных.
ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ
